毎日の診療に加え、スタッフの採用やマネジメント、集患・増患対策など、日々の運営業務が山積みになっている状況を打開したいと悩まれている院長も多いのではないでしょうか？今回は、クリニック経営において事務長代行サービスを活用することでどのようなメリット・デメリットがあるのかをお伝えしていきます。
- 事務長代行サービスとオンライン事務代行サービスとの違い。
- 事務長代行サービスがクリニックにもたらすメリットの大きさ。
- クリニックの経営状況やニーズにあわせた最適な選択肢。
事務長代行サービスとオンライン事務代行サービスとの違い
歯科・医科・美容など診療科目によって業務内容は異なる部分もありますが、クリニックの経営において事務作業やマネジメント業務を効率よくこなすために、事務長代行サービスやオンライン事務代行サービスの活用が一つの選択肢として考えられます。
しかし、これらのサービスにはそれぞれ異なる特徴とメリットがあり、クリニックのニーズに応じて適切な選択が必要です。ここでは、それぞれのサービスの特徴を詳しく解説し、どちらが院長のクリニックにとって四阿的かを見極めるポイントを紹介します。
事務長代行サービスの特徴
事務長代行サービスは、クリニックの経営・運営に関わる多岐にわたる業務を直接サポートするものです。主に以下のような特徴があります。基本的にクリニック経営に必要な知見やノウハウを有している担当者がサポートにあたります。
現場での対応力
事務長代行はクリニックに実際に足を運び、現場でのサポート業務をこなします。サポートする業務は事務作業や雑用雑務などのバックオフィス業務全般だけに限らず、スタッフの採用やマネジメント業務、集患・増患対策など多岐にわたります。スタッフとのコミュニケーションや現場の調整が必要な業務にも対応し、問題解決を即座に行います。戦略立案から実行
ルーチン業務をこなすだけでなく、クリニック経営の安定化や業績アップのために、集患・増患対策やスタッフの育成、業務改善など、戦略立案から実行までサポートを行います。院長の意思決定をサポートし、クリニックの経営戦略を共に推進します。院長からの細かな指示や依頼が必要なく、院長に伴走して右腕的存在としてサポートを行います。臨機応変な対応
業務範囲の限定があまりなく、臨機応変な対応が可能で、幅広い領域で専門的なサポートを受けることができます。例えば、今まで外注していたホームページ制作やSNS運用、各種ツール・デザイン制作なども対応することができコスト削減につなげることも可能です。但し、サポート担当の事務長によってスキルに差があるため、注意が必要です。
オンライン事務代行サービスの特徴
一方、オンライン事務代行サービスは、リモート環境から事務作業などバックオフィス業務をサポートする形式が一般的です。主に以下のような特徴があります。事務長代行サービスと異なり、クリニック経営に必要な知見やノウハウを有しているわけではありません。
リモート対応
オンラインで対応可能な、書類作成や会計ソフトへの入力、WEBやSNSで使用する画像制作などの業務をこなします。オンライン事務代行サービスを提供している会社の多くは、主に主婦層と業務委託をして業務を割り振りする形式をとっています。そのため、クリニック経営に関する知識に乏しく、具体的な指示や依頼が必須となり、逆に院長の負担が増してしまうリスクがあります。低コストでの導入
先述した通り、主に主婦層と業務委託をして割り振りする形式をとっているため、事務長代行サービスや常駐の事務長を雇用するより低コストで導入が可能です。時間制をとっており、契約時間を十分に活用できる場合は費用対効果が高いといえます。しかし、具体的な指示や命令が必要なため、契約時間を活用できずに終わる方も多くいます。業務範囲の限定
オンラインでは対応できる業務が限定されており、物理的に現場対応が必要な業務には適していません。また、クリニック経営の知識やノウハウを有しているわけでないため、臨機応変さに欠けており、クリニックの成長や業績アップといった成長戦略のために活用することには適していません。あくまで指示した業務を行う作業者になります。
どちらを選ぶべきか？
事務長代行サービスとオンライン事務代行サービスのどちらを選ぶかは、クリニックの運営体制や院長のニーズに関係してきます。特定の業務に限られたサポートが必要な場合、かつ院長が具体的な指示や依頼を細かくだすことができる場合は、オンライン事務代行サービスの方が適しています。一方、クリニック全体の運営管理やスタッフマネジメント、集患・増患対策など、経営戦略まで包括的にサポートが必要な場合は、クリニック経営に必要な知見やノウハウを有している事務長代行サービスが適しています。
事務長代行サービスを活用するメリット
クリニック経営において、事務長代行サービスを活用することは、単に業務の外注というだけでなく、クリニック全体のパフォーマンスを向上させるための戦略的な戦略です。ここでは、事務長代行サービスを導入することで得られるメリットについて解説します。
院長の負担軽減と診療に集中できる
クリニックの院長は、診療だけでなく、経営全般の意思決定やスタッフ管理、事務作業など、幅広い業務を行っています。これでは、院長の業務量が過剰になり、結果として診療に集中できなくなるだけでなく、適切な意思決定を行うことが困難となり、クリニックの成長が止まってしまいます。事務長代行サービスを活用することで、これらの業務を任せることができ、院長は診療に集中することができるようになります。具体的には、以下のような形で院長の負担が軽減されます。
スタッフの採用・育成の管理
近隣競合調査から募集要項・求人原稿作成、母集団形成など、事務長が採用プロセスを一括して行い、面接から雇用契約の締結、育成プログラムの実施までサポートします。これによって、院長はスタッフマネジメントに関わる一連の業務の負担から解放されます。バックオフィス業務の代行
日々の事務作用や雑用雑務、仕業との連絡業務、スタッフからの問い合わせ対応など、事務長がバックオフィス業務を正確に処理していくことで、院長は診療や経営に集中することができます。いつも遅れがちの行政への届出なども事務長に任せることができます。スタッフとのコミュニケーション
スタッフとの日常的なコミュニケーションやトラブル対応も事務長が担当します。スタッフのメンタルケアや職場環境の改善など、後回しになっていたことに着手できるため、離職率が低下し、クリニックの組織化が加速。生産性向上や業績アップにつながります。
クリニック運営の効率化を実現できる
事務長代行サービスは、クリニックの日常業務を最適化し、効率的な運営体制を構築するための強力なサポートを提供します。診療の質だけでなく、バックオフィス業務の効率化もクリニックの成長の鍵となります。事務長代行サービスを活用することで、クリニック運営における無駄を省き、生産性向上につなげることが可能です。具体的には以下のような形で効率化を図ります。
業務の標準化と改善
クリニックの業務プロセスが属人的になっている場合、業務の標準化を進め、誰でも同じクオリティで業務が遂行できる体制を整えます。業務マニュアルの作成や業務フローの見直しを行うことで、無駄な手順を削減し、効率的な運営を実現します。ITツールやシステムの導入・活用
オンライン予約システムや会計ソフトの導入など、ITツールを駆使して業務を効率化します。紙ベースの作業や手作業の煩雑さを減らし、業務効率が向上します。特に患者管理システムなどは、集患・増患対策においても効果を発揮します。現場の問題解決と改善提案
日常業務の中で発生する問題や課題に対し、事務長が迅速に対応し、改善策を提案します。例えば、スタッフのシフト調整や設備のトラブル対応など、クリニック運営に支障をきたす問題を未然に防ぎ、スムーズな運営を可能にします。
専門的な経営サポートを受けられる
事務長代行サービスは、クリニック経営に必要案知見やノウハウを提供します。これは、クリニックの成長戦略や経営改善においても大きな力となります。今まで院長が一人で抱えてきた経営上の課題を事務長に任せることができ、クリニックの経営パフォーマンスを最大化することが可能となります。具体的には以下のような形で院長のビジョン実現に向けてサポートします。
戦略立案と提案
クリニックの規模や地域の競合状況を分析し、収益性を高めるための具体的な戦略を提案することも可能です。新患の集患やリピーター増加のための施策、価格設定の見直しなど、院長が意思決定する際に必要なデータや分析を提供し、クリニックの成長につなげます。財務管理とリスク管理
コストを最低化しつつ、クリニックの将来的な設備投資や拡張経過うkにおいても助言を行うことも可能です。財務面での健全な運営をサポートします。また、リスク管理の観点から、法務関連の手続きや契約書の整備などクリニックを法的トラブルから守ります。マーケティングサポート
集患・増患対策において、WebマーケティングやSNS運用など、専門的な知識が求められる分野でのサポートも可能です。SEO対策やMEO対策、各種SNS運用など、クリニックのオンラインでの認知度を高め、集患効果を最大化する施策を継続的に実行します。
事務長代行サービスを活用するデメリット
事務長代行サービスは、院長にとって多くのメリットがありますが、導入にあたってはデメリットも存在します。クリニックの状況やニーズによっては、事務長代行サービスが必ずしも最適な選択とは限りません。ここでは、事務長代行サービスを活用する際に考慮すべきデメリットについて解説します。
専任事務長との違いによる不便さ
事務長代行サービスは、専任の事務長とは異なり、クリニックに常駐しないため、一定の物理的距離やコミュニケーション面での制約が発生することがあります。特に、日常的に発生する小さな問題や、急なトラブルに対して迅速に対応できない場合があります。例えば、スタッフ間の突発的なトラブルや、患者対応に関する緊急の課題が発生した際、専任事務長であればその場で対応できるものの、事務長代行サービスではタイムラグが生じる可能性があります。
また、事務長代行サービスは複数のクライアントを担当していることが多く、専任事務長と比べて、個々のクリニックに割ける時間やリソースが限られていることも考慮すべき点です。専任事務長であれば、クリニック独自の文化やスタッフ個々の特性を深く理解し、日々の業務をスムーズに進めることができますが、事務長代行サービスではこの深い理解や緊密なコミュニケーションの構築が難しい場合があります。
サービスの範囲が限定される場合がある
事務長代行サービスの範囲は、あらかじめ決められた業務内容に限られることが多く、クリニック特有のニーズや専門的なスキルが必要な業務には対応できないケースもあります。特に以下のような専門性の高い業務において、事務長代行サービスを提供している会社によって大きく差がでます。
Webデザイン・Web制作
クリニックの集患・増患対策において、Webサイトの更新やリニューアルが必要になる場合がありますが、これには専門的なWebデザインやコーディングのスキルが求められます。事務長代行サービスでは、こうした専門分野に対応できるスタッフが少なく、外部のWeb制作会社に依頼する必要が生じることがあります。デザイン制作
ブランディングやカウンセリングで使用するパンフレットやポスターなどのデザイン制作が必要になる場合がありますが、これもまたサービスは範囲外となることが多いです。デザインやマーケティングに精通した担当者がいないと、クリニックの広告や販促ツールが効果的に作られないことがあります。
コスト面の考慮が必要
事務長代行サービスを導入する際、コスト面も慎重に検討する必要があります。専任事務長を雇用するのに比べて、事務長代行サービスは柔軟な契約形態を提供している場合が多いため、コストを抑えることができるケースもあります。しかし、長期的に見た場合、必要なサービスや追加オプションに応じてコストが増加する可能性もあります。
例えば、基本的なバックオフィス業務のサポートを依頼する場合は比較的安価ですが、より高度なマネジメントやマーケティング戦略を求めると、その分費用がかさむことがあります。また、特定のプロジェクトや緊急対応が必要な際には、追加料金が発生することもあるため、コスト構造を事前に十分に理解しておくことが重要です。
また、優秀な専任事務長を雇用することはハードルが高く、早期離職のリスクもあります。そのため、採用コストと育成コストを考慮したうえで、どちらがよりコストパフォーマンスが良いかを検討する必要があります。最終的に、院長が求める業務の範囲や専門性、サービスの継続性を考慮しながら、コスト面でのメリット・デメリットを比較検討することが重要です。
事務長代行サービス活用がおすすめなクリニック
事務長代行サービスは、多岐にわたるクリニックの経営課題に対応できます。しかし、すべてのクリニックに適しているわけではありません。いくつかの特徴を持つクリニックには、この事務長代行サービスが非常に効果的です。ここでは、事務長代行サービスの導入が効果を発揮するクリニックの特徴について解説します。
小規模クリニックやスタートアップ
事務長代行サービスは、小規模なクリニックや開業初期のスタートアップのクリニックに非常に向いています。こうしたクリニックでは、限られたリソースの中で経営と診療の両方をこなさなければならず、院長がすべての業務に対応するのは現実的ではありません。しかし、専任の事務長を雇用するにはコストがかかりすぎる場合があります。
事務長代行サービスを活用することで、必要な業務だけを選んでサポートしてもらい、院長は診療に専念することが可能になります。バックオフィス業務やスタッフ管理など、日常的な業務を事務長に任せることで、経営の効率が大幅に向上し、クリニック運営がスムーズになります。また、こうした業務をアウトソーシングすることで、初期コストを抑えながらも高品質な業務管理ができる点が大きなメリットです。
院長への依存度が高いクリニック
クリニックの規模にかかわらず、院長がすべての業務を抱えてしまっているクリニックも、事務長代行サービスを活用することで大きな効果を得ることができます。特に、スタッフの採用や育成、マーケティングといった重要な業務まね、院長が全てを行っているケースでは、院長に過度な負担がかかっています。これでは、ちにょうは診療に集中することができず、クリニックの経営全体に悪影響を及ぼす可能性があります。
事務長代行サービスを活用することで、こうした業務を事務長に任せることができ、院長は診療に集中することができます。また、経営に関する意思決定も、的確なサポートを受けることで、よりスムーズかつ効果的に行うことができます。
経営や運営の改善を求めるクリニック
現在の経営体制に課題を抱えているクリニックや、運営効率の向上を目指しているクリニックにも、事務長代行サービスは非常に有効です。例えば、業務フローの見直しやコスト管理、スタッフ間のコミュニケーション改善など、経営や運営に関する課題が多いクリニックでは、第三者の視点を取り入れることで新たな改善策が見つかることがあります。
バックオフィス業務だけではなく、マネジメント領域・マーケティング領域のサポート受けることで、日常的な業務の改善だけでなく、長期的な経営戦略の立案や実行がスムーズに進むようになります。また、現場で得られるデータをもとにした分析とフィードバックにより、クリニック運営の課題・問題点が特定され、改善策が具体的になる点も大きなメリットです。
まとめ
事務長代行サービスは、院長の負担を軽減し、クリニック経営を効率化するための有力なサービスです。特に、小規模クリニックやスタートアップ、院長が業務全般を行っているクリニックにとって、経営や運営の課題を解決する手助けとなります。一方で、専任の事務長とは異なり、業務範囲やサービスの柔軟性に制約があるため、クリニックのニーズにあわせて適切にサービスを選ぶことが重要です。
事務長代行サービスのメリットを最大限に活用することで、院長は診療に集中でき、クリニック全体のパフォーマンス向上が期待できます。さらに、マネジメントや集患・増患対策といった専門的なサポートを受けられる点も、長期的なクリニックの成長に大きく貢献します。
ブライトフォージの事務長代行サービスでは、幅広い領域で院長をサポートすることが可能です。また、内製化に向けたスタッフ育成にも対応することができますので、ぜひ一度お問い合わせいただき、クリニックに最適なサポート体制を検討してみてください。資料請求やサービスの詳細を確認し、クリニック経営の新たなステップを踏み出すための第一歩を踏み出しましょう。